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如何改善职场上几代人之间的沟通

发布时间:2021-10-12 13:08:16 来源:

不同的团队有不同的工作和沟通方式。作为一名超过十年的世代演讲者和培训师,我亲身经历了多代团队之间的沟通差距有多大。

事实上,83%的Z一代员工更喜欢与管理者亲自接触,而82%的管理者认为他们的Z一代员工更喜欢通过即时消息进行沟通。此外,57%的Z代人希望每周收到几次反馈,但只有50%的经理会如此频繁地向他们提供反馈。

移动技术的普及和无处不在的互联互通创造了大量新的通信渠道。电子邮件、文本、聊天、视频通话和社交协作是相对较新的沟通形式,在20世纪的大部分时间里都不存在。

当多个渠道与每一代员工不同的沟通偏好和期望相结合时,沟通的复杂性就会加剧。几代人之间的交流很有挑战性,但领导者们想把它做好。以下五种策略应该会有所帮助。

1.获得世代意识

对每一代人如何沟通的普遍认识是结束沟通的关键差距。保持记住,代际传承是线索-不是绝对的-但他们可以帮助你联系和影响。

婴儿潮时期出生的人喜欢正式和直接的交流,喜欢使用面对面、电话和电子邮件;他们重视背景信息和信息详细信息。生成X欣赏非正式和灵活的交流,喜欢使用电子邮件、电话、短信和Facebook;他们看重专业人士礼仪。千禧一代欣赏真实他们更喜欢使用文本、聊天、电子邮件和Instagram进行快速通信;他们看重效率和数字优先方法.生成Za欣赏透明和可视的通信方式,喜欢使用面对面、Snapchat、YouTube、TikTokand FaceTime;他们重视视频、语音命令和纯移动方式。

令人惊讶的是,超过70%的Z一代人希望在工作中面对面交流。他们将继续穿梭于他们习惯的数字频道,同时寻求更多的面对面接触。

每一代人的使用方式也暴露了沟通的鸿沟表情80-与千禧一代(71%)、X一代(61%)和婴儿潮一代(53%)相比,有3%的Z一代表情符号用户通过表情符号比打电话更能自如地表达自己的情绪。

2.听从与你交流的人

以代际为线索,遵从代际最广泛使用的交流偏好一代人。为了例如,婴儿潮一代想要与Z一代建立联系的人不应该打电话留下语音信箱。相反,你应该遵从短信或即时消息。相反地,想要与婴儿潮一代建立联系的一代人不应该在社交媒体上与他们交流。相反,要听从电话或面对面会议的安排。

它不再是关于通信者想要如何传递预期的信息,而是关于另一个人最有可能如何使用信息。

将正确的渠道与信息类型相匹配也很重要。

电话是详细的,长时间的,难以理解的对话。电子邮件是为了简短、信息性和/或指导性信息。聊天用于一般公告、新闻、非正式消息、团队协作和社交。视频(Zoom、FaceTime、Teams等)用于长时间的、反馈丰富的、集中的、情绪化的或困难的转换。

3.镜像通信

使用与之相同的信道响应通信收到了。因为例如,如果Xer一代收到千禧一代同事发来的短信,Xer一代不应该给千禧一代打电话,而是通过发回短信来反映交流。

如果必须交替使用通信信道,则花时间回顾新通信信道中以前的通信。

4.设定沟通期望

如果一个团队或个人没有明确表达他们的沟通偏好,其他人就只能猜测在众多的沟通渠道中使用哪一种,而且通常会默认他们的个人偏好。

相反,要积极主动地告诉其他人他们如何才能最好地与他人建立联系你。为了你例如,Z代员工可以在电子邮件签名或个人资料中提到他们更喜欢短信而不是电话。或者婴儿潮时期出生的人会在语音信箱录音中提到他们更喜欢电子邮件而不是语音信箱。

5.创建团队沟通协议

建立沟通协议的目的是制定官方指导方针,强调团队如何相互沟通的规则。

在当今高科技和数字化的工作环境中,清楚地交流如何交流是必不可少的。沟通协议有助于设定期望、建立团队认同、建立边界以保护关键工作和简化沟通。

向你的跨代团队提出以下问题以达成共识。

团队中目前存在哪些沟通挑战?前任:太多时间敏感的信息是通过电子邮件而不是电子邮件发送的聊天。什么团队最常用的沟通渠道是什么?这是最有效的频道吗?前任:电子邮件是最普遍的,但减少每天的电子邮件数量将是非常重要的欢迎。你呢有哪些沟通需要优先考虑?前任:来自当前或潜在客户的任何通信应优先。什么通信类型不可协商?前任:每月所有的手,面对面或视频会议是不可谈判的,以保持团队关系。什么对电子邮件、电话、短信、聊天等的响应时间是否有期望(说了和没说)。?这些期望对成功是必要的还是合适的?前任:电子邮件响应时间预计为24到48小时。如果需要更快地进行沟通,请使用文本或聊天,因为预期响应时间为15到30分钟几分钟。怎么做假期、晚上、深度工作等“非诚勿扰”时间是否应该处理?前任:在工作日,员工不希望在下午6点后回复。是否需要同步工作时间表以实现更紧密的协作?如果是的话,指导方针是什么?前任:每周二下午3点到4点,所有团队成员都要在线工作。什么样的沟通渠道才是“紧急情况专用”前任:未经提示的电话仅用于紧急情况,所有团队应将其视为高度优先事项成员。怎么做会议的召开是为了最大限度地提高参与度和效率吗?前任:更频繁但更短的会议(15分钟或更少),由轮换团队领导成员。什么是否需要采取其他行动来提高沟通效率和质量?前任:任何休息日或不间断工作时间都需要外出响应人员。

考虑为与客户、客户和供应商的任何外部通信创建单独的协议。一旦你清楚了如何沟通,你就能有效地领导你的员工——不管他们来自哪一代。

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